Sistema de
Información Gerencial de Costos ABC Centro de
Consultoría en Gestión Empresarial Universidad del Pacífico & Jaime Mongrut
Cruz Oficina: 5660390 -
Celular: 97195760 E-Mail: jmongrut@yahoo.com.ar
INDICE
Página
I. CONCEPTOS GENERALES................................................................................... 3
Introducción................................................................................................................... 3
Modelo de Costos......................................................................................................... 4
Contexto del Sistema................................................................................................... 8
El Ciclo de Proceso del Sistema............................................................................... 9
II. CARACTERÍSTICAS.............................................................................................. 12
Tipo de Sistema........................................................................................................... 12
Plataforma de Desarrollo.......................................................................................... 12
Funcionamiento.......................................................................................................... 12
Controles de Accesos al Sistema........................................................................... 12
Estructura del Sistema -............................................................................................ 13
Ingreso al Sistema...................................................................................................... 14
III. CONFIGURAR......................................................................................................... 17
Versión.......................................................................................................................... 18
Clase de Recursos..................................................................................................... 19
Clase de Servicios...................................................................................................... 20
Procesos....................................................................................................................... 21
Actividades................................................................................................................... 22
Recursos....................................................................................................................... 23
Servicios....................................................................................................................... 24
Estructura Jerarquica................................................................................................ 25
Inductores..................................................................................................................... 26
Usuarios........................................................................................................................ 27
IV. MODELOS................................................................................................................ 28
Asignación de Costos de Estructura
Jerarquica a Actividades..................... 28
Asignación de Costos de Actividades a
Actividades........................................ 29
Asignación de Costos de Actividades a
Servicios............................................ 31
V. DATOS...................................................................................................................... 33
Datos de Servicios Mensuales................................................................................ 33
Datos de Costos Mensuales.................................................................................... 34
VI. PROCESOS............................................................................................................. 36
Proceso de Costos por Actividades...................................................................... 36
Proceso de Costos de Actividades a
Servicios.................................................. 37
Reportes de Consistencia........................................................................................ 38
VII. REPORTES.............................................................................................................. 40
I. CONCEPTOS GENERALES
Introducción
El sistema de Información Gerencial de Costos (SIGC), tiene la
finalidad de proporcionar información relevante a la alta dirección de LA
EMPRESA,sobre los costos mensuales que se incurren en
los servicios que brinda, y en los procesos que involucra. La determinación del costo real de los
servicios, les permitirá saber si están trabajando o no dentro de los
estándares previstos, realizar “benchmarking”,
monitorear la eficiencia de los procesos, además de la inmediata
reducción de costos y mejora de la calidad de las decisiones, entre otras
múltiples aplicaciones.
Este sistema en mención, desarrollado especialmente para LA EMPRESA,
es de carácter estratégico, integrado y flexible. Estratégico, en el
sentido que la información que brinda contribuirá sustantivamente en la
definición de las políticas y estrategias institucionales. También se le
considera Integrado, en el sentido que recibe información agregada de
costos de los otros Sistemas de Información de la institución. Es Flexible,
pues permite la actualización del modelo según las nuevas necesidades que se
presenten, y finalmente se puede considerar estandarizado, en el sentido
que se ha elaborado utilizando el lenguaje e infraestructura del LA EMPRESA,
empleada en los otros sistemas de información.
Como todo sistema integrador, tiene dos aspectos críticos. El primero
de ellos es la información fuente. Si la información fuente proporcionada por
los subsistemas, es de mala calidad, los resultados que se puedan obtener del
sistema serán muy pobres. La segunda de ellas es configuración del modelo. Si
se considera que todo modelo es una adaptación de la realidad, mientras más
fiel sea el modelo de dicha realidad, mas reales serán los resultados que
obtenga. En este sentido, cambios en los procesos, recursos, o servicios,
deberán ser debidamente incluidos en el sistema para cumplir adecuadamente con
sus objetivos.
Modelo de Costos
Requisito indispensable de todo este proceso es la existencia de un
modelo coherente con los objetivos perseguidos por LA EMPRESA. Un modelo que se
revise periódicamente, anual o semestralmente, y contenga todos los elementos y
relaciones necesarias para la determinación de los objetivos de costos.
El sistema de costeo ABC a diferencia de los sistemas de costeo
tradicionales se fundamenta en la premisa “los productos o servicios son el
resultado de las actividades y son éstas las que consumen recursos”. En otras
palabras, la asignación de los recursos no se hace al producto directamente
sino a las actividades que lo consumen.
En forma gráfica se puede observar el sistema de costeo ABC de la
siguiente forma:
En este esquema se puede observar que los
costos de los recursos son asignados a las actividades a través de los
Inductores de recursos y que los costos de las actividades son asignados a los
objetos de costos a través de los Inductores de actividades, este es el esquema
básico del sistema ABC.
Una variante muy común se refiere al
grupo de actividades, las cuales no necesariamente son asignadas a los objetos
de costos, sino que pueden ser asignadas a otras actividades utilizando también
Inductores de actividades, de igual forma, los recursos pueden ser asignados
directamente a los objetos de costos, con lo que el sistema completo puede
quedar de la siguiente forma:
Sistema de costos ABC
En lo relacionado a las actividades, éstas son el resultado del
análisis de jerarquías a realizarse a partir del nivel de procesos, con el fin de
encontrar el nivel de detalle adecuado a ser considerado en la determinación de
actividades a costear; en tal sentido, nuestro modelo de costos en principio
debe responder al esquema que se muestra a continuación.
Sistema de costos ABC en el LA EMPRESA
En el modelo se observa que los recursos son asignados a través de los
Inductores de recursos, de acuerdo a criterios preestablecidos, tanto a las
actividades que conforman los procesos de soporte como a las que conforman los
procesos principales y directamente a los objetos de costos.
En lo referente a los Inductores de actividades, éstos se deben
definir tanto en la asignación de las actividades de los procesos de soporte a
las actividades de los procesos principales, como en la asignación de las actividades
de los procesos principales a los objetos de costos.
Definición de los componentes del sistema
El modelo contiene: recursos, actividades de los procesos de soporte,
actividades de los procesos principales, objetos de costos, Inductores de recursos
y Inductores de actividades.
Definimos recurso, como todo aquello que es consumido por las
actividades. Su agrupación se ha realizado teniendo en consideración su
incidencia en el desarrollo de las actividades. Como ejemplo de recursos podemos
citar: recursos humanos, recursos tecnológicos, infraestructura, suministros,
equipos, entre otros.
Actividades
Definimos actividades como la agrupación de acciones que permiten
cumplir con los servicios que presta el LA EMPRESA. En este aspecto es necesario
resaltar la necesidad de desarrollar la jerarquía de procesos; de tal forma que
se desarrolle el nivel adecuado de actividades que tenga uso efectivo en el
sistema de costos.
En este sentido, se define una jerarquía de procesos en la siguiente forma:
macro procesos, procesos, actividades,
tareas y subtareas.
Objetos de costos
Se refiere a todo aquello que requerimos costear. En el presente caso
son todos los Titulos formalizables o no formalizables que genera LA EMPRESA.
Estos han sido agrupados considerando para ello la afinidad que exista entre
ellos.
Inductores de recursos
Es el indicador mediante el cual se realizará la asignación del costo
de un determinado recurso a una o más actividades que lo consumen. En otras
palabras, es el indicador del mayor o menor consumo de un recurso.
Inductores de actividades
Es el indicador mediante el cual se realizará la asignación del costo
de una actividad a uno o varios objetos de costos que la utilizan. Como ejemplo
de estos inductores podemos citar: número de objetos realizados (desarrollados,
producidos) como resultados de las actividades, tiempo de realización de una
actividad en la confección de un objeto de costos.
El modelo de costos ABC aplicable en el LA EMPRESA responde al
siguiente esquema:
Es decir, los recursos son asignados a las actividades a través de los
Inductores de recursos, determinándose de esta forma el costo de las
actividades. A la vez las actividades de los procesos principales van a recibir
los resultados del costeo de las actividades de soporte institucional. Los
costos de las actividades así determinados serán asignados a los objetos de
costos de acuerdo a los inductores de actividades.
Contexto del Sistema
El Sistema de información gerencial de costos (SIGC), es un sistema
dirigido a los directivos de la institución, cuya característica principal es
la de consolidar datos y determinar costos de procesos y servicios de la
institución, para procesarlos y presentarlos en los formatos requeridos.
Recoge información de los otros sistemas de la institución, los
consolida mensualmente y emite tres tipos de resultados.
Los resultados que emite son costos por
Titulo formalizado o no formalizado, costos procesos y costos por pueblos.
La relación con los otros sistemas se realiza mediante archivos de
interfase. Con todos los datos
provenientes de dichos archivos, e información adicional que se podrá ingresar
directamente en el sistema, se procesará y emitirán los resultados
mensualmente.
La interfase del SIGC con los
otros sistemas de la institución
se realizará utilizando archivos de datos intermedios.
El Ciclo de Proceso del Sistema
El ciclo de los procesos de sistema es mensual, igual que su fuente de
información financiera. Los primeros días de un mes, después de culminar la
actualización de los datos del mes anterior, se inicia la captura de datos,
luego el procesamiento, para proceder luego a la emisión y distribución de los
resultados.
Si bien el Ciclo de proceso, tal como se manifestó se ejecutará
normalmente la primera quincena de cada mes, es importante que el sistema esté
disponible para realizar las consultas y actualizar cualquier dato durante el
horario normal de oficina.
Tal como se
aprecia en el diagrama, el primer paso del proceso mensual es la carga de los Centros
de Costo por Recursos. Esto se realiza mediante las respectivas interfases con
los otros sistemas. Forma parte también
de este proceso, la información necesaria de los servicios realizados durante
dicho mes.
Luego se procede a
distribuir los costos a las actividades según los Inductores de recursos. De
considerarse necesario, paso previo a esta actividad es la modificación de los
parámetros utilizados en la distribución.
Finalmente se
procede a distribuir los costos de las actividades a los servicios según los
Inductores de actividades. De considerarse necesario, paso previo a esta
actividad es la modificación de los parámetros utilizados en dicha
distribución.
El ingreso de datos
La primera tarea a realizar antes de iniciar el procesamiento es
obtener los datos del ejercicio anterior. Nos referimos a información de los
servicios brindados, sus costos asociados, y parámetros utilizados por los
inductores en la asignación de costos. Sus principales actividades son:
1.
Generación de Datos Fuente.- Función por la cual se extraen los datos de los otros sistemas de la
empresa y se generan los archivos de interfases.
2.
Importación de Datos.- Función por la cual se extraen los datos de los archivos de interfase
y se actualizan las distintas tablas del sistema.
3.
Completar Datos.- Función mediante la cual se ingresan los datos que faltan en el
sistema.
4.
Validación de Datos.- Medio que permite determinar la inexistencia de algún tipo de
información así como identificar datos erróneos.
El operador del sistema, que será designado oportunamente por el
personal del LA EMPRESA, deberá coordinar la realización de la primera de las
tareas mencionadas, y ejecutar todas las otras funciones del sistema.
Procesamiento de los Datos
El procesamiento de datos es la función que permite transformar los
datos en información útil que pueda ser después fácilmente presentada para
satisfacer los objetivos del sistema. Está compuesto por los siguientes
procesos:
1.
Asignación de valores a variables del modelo.
2.
Asignación de costos a actividades.
3.
Asignación de costos a Servicios.
Estas funciones, como se mencionaron con anterioridad, se deben
realizar después de realizar el ingreso de datos, razón por la cual el sistema
tendrá un mecanismo de evitar su ejecución
si se incumple con esta regla.
El procesamiento es un proceso que se deberá ejecutar en el transcurso
del mes siguiente. Iniciado el procesamiento del siguiente mes no se podrá
actualizar la información de los meses anteriores, con la finalidad de
preservar información histórica que pueda ser utilizada para la realización de
comparaciones.
Salida de Información
Solo se podrá consultar la información de los meses que hayan sido
debidamente procesados. Los resultados, deben tener un módulo de consulta, que
esté permanentemente disponible para los directivos de la institución.
Todos los resultados que se muestran son mensuales, mostrando el
costo, la frecuencia si es aplicable. Existen las siguientes dimensiones por
medio de los cuales se podrá obtener diferentes tipos de información. Cada uno
de ellos permitirá obtener resultados resumidos o al detalle por cada una de
las clasificaciones respectivas:
1. Servicios.
2. Actividades. Se podrá agrupar por procesos.
3. Estructura Jerarquica.
Para la obtención de cualquier reporte existente, bastará seleccionar
la opción del menú, proporcionar los parámetros de selección deseados.
II. CARACTERÍSTICAS
Tipo
de Sistema
Es un Sistema de Información Institucional
que da soporte a las decisiones estratégicas para la alta gerencia, y se integra con los otros sistemas de la empresa
usando los datos que ellos generan para obtener los resultados. Permite definir
oportunidades de mejora de los procesos además de controlar costos.
Plataforma
de Desarrollo
El sistema ha sido desarrollado
en Power Builder bajo la base de datos Oracle.
Funcionamiento
El sistema de información tiene
una serie de características de funcionamiento, de acuerdo con los estándares
exigidos a los sistemas de información. Esto son los siguientes:
· Configurable.- Permite a los
usuarios modificación del modelo.
· Interfase Usuario-Máquina.-
deacuerdo a la funcionalidad utilizada en el sistema operativo Windows.
· Disponibilidad.- Igual que los
otros sistemas de la institución.
· Control de Accesos.- Sistema de
usuario y Password para controlar los accesos a los aplicativos.
· Permite manejar varias versiones
del modelo de costo.
Controles de Accesos al Sistema
En el sistema de información existen cuatro roles o grupos de usuarios
muy bien definidos. Estos son:
· Usuario Operador.- Es aquel que tiene acceso a todas las opciones. Es el encargado de
configurar el sistema, y efectuar la actividad de procesamiento de la
información mensual. Es el único que
puede actualizar datos en el sistema. Este usuario no solo operará el sistema,
sino será el coordinador frente a los responsables de las otras áreas de
proporcionar la información mensual requerida.
· Usuario Consultas.- Es aquel que solo podrá
Visualizar los Resultados. En ninguna
circunstancia podrá actualizar ningún dato del sistema.
Si bien, cada uno de los roles descritos puede tener asociado uno o
más usuarios, es recomendable que el Usuario Operador tenga asociado un solo usuario,
para delinear claramente la responsabilidad en la actualización de un dato.
Cada uno de los roles descritos, tiene una cuenta en la base de datos
“Oracle” de la institución. Para evitar abrir mas cuentas, el sistema podrá
tener su propia relación de usuario, todos ellos compartiendo la misma cuenta
de la base de datos. Son esas cuentas, asociadas a los roles, que restringen las opciones del menú.
Estructura del Sistema -
El sistema se encuentra
estructurado sobre la base de menús. Cada opción del menú principal, representa
una actividad del sistema, tal como se muestra en el grafico. Cada actividad
tiene asociada una o más funciones del Sistema.
La secuencia de actividades se
debe realizar ejecutando las opciones de
izquierda a derecha. Las opciones son las siguientes:
1. CONFIGURACIÓN.- Actividad que permite definir parámetros básicos
del Sistema de Información. Es una opción de uso eventual y sirve para definir
cierto comportamiento del sistema.
2. MODELOS.- Actividad que permite definir las características del
modelo a utilizar. Actividad eventual, utilizada solo cuando se va a cambiar el
modelo, o alguno de los parámetros que lo define.
3. DATOS.- Actividad mensual utilizada para la recopilación de los
datos. Es el primer paso a llevar a cabo cada mes. No se podrá pasar a las
siguientes actividades si no se ha completado esta.
4. PROCESO.- Actividad mensual utilizada para el procesamiento de los
datos. Distribuye y asigna los costos a las actividades y servicios, según las
características definidas en el modelo. Paso previo a las consultas. Proceso
mensual.
5. REPORTES.- Actividad final, que permite la emisión y distribución
de los diferentes reportes de consulta con las que cuenta el sistema.
6. CIERRE.- Actividad mensual que permite CERRAR cada mes luego de
finalizado su proceso. Luego que un mes ha sido CERRADO ningún dato y/o proceso
de ese mes podrá ser modificado o reprocesado.
Las dos primeras opciones son de
uso eventual, y permiten cambiar las características del sistema. Se debe tener
mucho cuidado en utilizarlas, pues un error en alguna modificación puede
repercutir significativamente en los resultados del sistema.
Las tres siguientes opciones,
son las de rutina que se utilizan todos los meses. Ellas permiten cargar los
datos, procesarlos, y visualizar sus resultados.
La última opción se utiliza
todos los meses de acuerdo a lo explicado.
Ingreso al Sistema
Las estaciones de usuario tienen
el sistema Windows y están conectados a una red de datos y a la base de datos
del LA EMPRESA. Toda persona que
requiera utilizar el sistema, deberá contar con dos usuarios con sus respectivas contraseñas,
proporcionados por el área de informática según las políticas institucionales.
El procedimiento de ingreso es:
- Encender el computador.
- Dar el usuario de
contraseña para ingresar a la red del LA EMPRESA.
- Una vez dentro del Windows,
seleccionar el icono de “COSTOSABC”.
- Ya dentro del sistema
proporcionar el usuario y contraseña de la base de datos.
- Seleccionar la versión y el
mes de proceso.
“No olvidarse de salir del
sistema completamente, si es que se va a
dejar temporalmente la computadora, para evitar que otras personas hagan uso
indebido del sistema.”.
Para empezar a trabajar con el sistema, antes de realizar ninguna
acción / actividad, primero se debe seleccionar la versión y el período con el
que se va a trabajar, de lo contrario ninguna opción del sistema emitirá
resultados. Para lo cual en la parte inferior de esta 1ra. Pantalla, por una
parte se muestra el usuario que está operando el sistema y, por otra, la
versión, año y mes con la que se está trabajando; datos que inicialmente, al
entrar a ejecutar el sistema, están vacíos hasta que se realice la selección
mencionada mediante el botón correspondiente.
Al presionar el botón de seleccionar, el sistema muestra la siguiente
pantalla de selección de versión y periodo.
Pantalla que en la parte superior muestra todas las versiones
existentes en el sistema, permitiendo seleccionar con la que se desea trabajar;
y en la parte inferior muestra los periodos trabajados con la versión
seleccionada y a su vez seleccionar y / o crear el período a trabajar. Al crear
el período se digita la UIT, la cual posteriormente puede ser modificada
entrando nuevamente a esta opción.
Botones de Función:
ü
CANCELAR: Retorna al menú principal sin tomar ninguna acción.
ü
SELECCIONAR: Acepta para el sistema la versión y período seleccionados, y retorna
al menú principal, visualizándose los datos seleccionados en la parte inferior
de la pantalla del menú principal.
ü
GRABAR: Graba los cambios efectuados.
ü
BORRAR: Elimina período seleccionado siempre y cuando no haya datos para este
período. Caso contrario emite mensaje de advertencia y no procede con el
borrado del período.
Usualmente lo único que se tiene que hacer en esta
pantalla es presionar el botón de “SELECCIONAR”, ya que inicialmente se
muestran los valores de defecto.
III. CONFIGURAR
Actividad que permite definir parámetros
básicos del Sistema de Información.
Cuenta con las siguientes opciones:
ü FUENTES: Sirve para registrar todas las fuentes de información del sistema. Es
decir, todas las áreas de la institución que proporcionarán los datos (Costos, Inductores,
etc.) para ser procesados por el SIGC.
ü TABLAS MAESTRAS: Sirve Para ingresar al administrador de tablas generales del sistema.
(*)
ü USUARIOS: Sirve para registrar los diferentes usuarios oracle autorizados a
trabajar con el SIGC.
(*) PANTALLA DE TABLAS MAESTRAS
Versión
Sirve para actualizar las
diferentes versiones del modelo con la que se va a trabajar. Los datos de un
mes pueden ser trabajados con diferentes versiones (valores) de Inductores y
parámetros, con miras por ejemplo a realizar comparaciones. A la vez solo puede
haber una versión válida (Activa).
Entre
versiones no se comparten datos. Cualquier cambio que se realice en cualquier
tabla de una de ellas, no afectará a las otras en ninguna circunstancia.
En esta pantalla se van
agregando las diferentes versiones que se definan. La explicación de su uso
mediante los botones / Iconos de la barra de herramientas se detalla en el
Anexo I.
El Inductor “N-ExP”, es un dato
que sirve para indicarle al sistema a que código de Inductor se le va a
actualizar su valor con el nro de servicios importados con la opción de
importar datos mensuales de número de servicios.
Los datos a digitar son los
siguientes:
ü
CÓDIGO:
Número de 3 dígitos, secuencial y autogenerado por el sistema. Permite identificar
inequívocamente a cada una de las versiones que se vayan creando.
ü
NOMBRE DE LA VERSIÓN:
Descripción corta de la versión, hasta un máximo de 48 caracteres.
ü
STATUS: Para
activar (ALTA) o desactivar (BAJA) la versión. Solo una a la vez debe estar
activa.
ü
DESCRIPCIÓN:
Descripción larga de la versión. Tamaño ilimitado.
Clase de Recursos
Es una
agrupación de los recursos existentes en el modelo. Cada uno de ellos ha sido definido como
resultado del presente estudio, con la participación activa del personal del LA
EMPRESA. Cualquier modificación que se desee realizar al respecto, debería
contar con una evaluación técnica para evitar inconsistencias en el modelo. Es
mas, un cambio en uno de estos recursos amerita la creación de una nueva
versión de modelo.
Los datos a
digitar son los siguientes:
ü
CÓDIGO :
Número de 2 dígitos, secuencial y autogenerado por el sistema. Permite
identificar inequívocamente a cada una de las clases de Recursos que se vayan
creando.
ü
CLASE DE RECURSOS: Descripción
corta de la clasificación, hasta un máximo de 48 caracteres.
Clase
de Servicios
Es
una forma de agrupar los servicios, cuyo único propósito es permitir consolidar
los costos por grupo de servicios. Cambios en ella, no alteran en nada la estructura
del modelo.
Los datos a
digitar son los siguientes:
ü
CÓDIGO: De 1
carácter en mayúscula. Permite identificar inequívocamente a cada una de las
clases de Servicios que se vayan creando.
ü
CLASE DE SERVICIOS: Descripción
corta de la clasificación, hasta un máximo de 48 caracteres.
ü
DESCRIPCIÓN:
Descripción larga de la clase de Servicio. Tamaño ilimitado.
El sistema no permitirá en ninguna circunstancia borrar una clase de
servicio, si es que está siendo utilizado por algún servicio.
Es importante tener en cuenta
que se tienen 2 clasificaciones. La primera es referida a la clasificación del
Proyecto TUPA (Pueblos Jóvenes, asentamientos humanos, entre otros); y la
segunda es referida a los tipos de servicios para asignar los costos de las
actividades a estos. (Matrices, Masivos, Actos Individuales,
...). El LA EMPRESA deberá escoger cualquiera de estas u otras sobre la
base de las cuales requiera ver los costos consolidados. Lo que siempre se
deberá cumplir es que cualquier servicio sólo debe pertenecer a una sola
clasificación.
Procesos
Son los
grandes grupos de actividades que se han identificado en la institución, Cada
uno de ellos ha sido definido producto del presente estudio, con la
participación activa del personal del LA EMPRESA. Cualquier modificación que se
desee realizar al respecto, debería contar con una evaluación técnica para
evitar inconsistencias en el modelo. Es mas, un cambio en uno de estos procesos
amerita la creación de una nueva versión de modelo.
Los datos a digitar son los siguientes:
ü
CÓDIGO:
Número de 2 dígitos. Permite identificar inequívocamente a cada una de las
clases de Procesos que se vayan creando.
ü
NOMBRE DEL PROCESO LA EMPRESA:
Descripción corta de la clasificación, hasta un máximo de 48 caracteres.
ü
TIPO: Un
proceso puede ser de dos tipos. PRINCIPAL (P), si es un proceso que contribuye
directamente a la prestación del servicio para el cliente final, o SOPORTE(S),
si son procesos que apoyan la ejecución de los procesos principales.
ü
DESCRIPCIÓN:
Descripción larga del proceso. Tamaño ilimitado.
El sistema no permitirá en
ninguna circunstancia borrar un Proceso, si es que este está siendo utilizado
por alguna actividad.
Actividades
Son los grandes
grupos de tareas que pertenecen a un proceso institucional. Cada uno de ellos
ha sido definido producto del presente estudio, con la participación activa del
personal del LA EMPRESA. Cualquier modificación que se desee realizar al
respecto, debería contar con una evaluación técnica para evitar inconsistencias
en el modelo. Es mas, un cambio en una de estas actividades amerita la creación
de una nueva versión de modelo.
Los datos a
digitar son los siguientes:
ü
CÓDIGO:
Número de 4 dígitos. Permite identificar inequívocamente a cada una de las
actividades que se vayan creando.
ü
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD DEL LA
EMPRESA: Descripción corta hasta un máximo de 48
caracteres.
ü
PROCESO:
Código del proceso el cual debe pertenece a la tabla de PROCESOS. Junto al código
del proceso se muestra el nombre del proceso.
ü
DESCRIPCIÓN:
Descripción larga de la actividad. Tamaño ilimitado.
Recursos
Son las
entidades que se consumen e imputan a actividades y objetos de costo. Cada uno
de ellos pertenece a una clase de recurso, y mientras más detallados estén los
recursos, se obtendrá mejor calidad de resultados. Cualquier modificación que
se desee realizar al respecto, debería contar con una evaluación técnica para
evitar inconsistencias en el modelo y su viabilidad en la obtención del dato de
los sistemas existentes. Es más, un cambio en una de estas actividades amerita
la creación de una nueva versión de modelo.
Los datos a
digitar son los siguientes:
ü
CÓDIGO: Número
de 4 dígitos. Permite identificar inequívocamente a cada una de los recursos
que se vayan creando.
ü
RECURSOS DEL LA EMPRESA:
Descripción corta hasta un máximo de 48 caracteres.
ü
ABREVIATURA:
Nombre corto.
ü
CLASE DE RECURSO: Código de la clase del recurso
el cual debe pertenece de acuerdo a la
tabla de CLASE DE RECURSOS. Junto al código de la clase se muestra el nombre de
la clase.
ü
DESCRIPCIÓN:
Descripción larga del recurso. Tamaño ilimitado.
Servicios
Los
servicios son los principales objetos de costo. Ellos son los servicios que se
brindan a los clientes. Los servicios utilizados en el sistema, responden a la
clasificación de los Titulos o No Titulos del LA EMPRESA. Cualquier modificación que se desee realizar al respecto,
debería contar con una evaluación técnica para evitar inconsistencias en el
modelo. Es mÁs, un cambio en uno de los servicios amerita la creación de una
nueva versión de modelo.
Los datos a digitar son los siguientes:
ü CÓDIGO: Cadena de 5 caracteres. Permite
identificar inequívocamente a cada una de los Servicios que se vayan creando.
ü SERVICIOS DEL LA EMPRESA:
Descripción corta hasta un máximo de 48 caracteres.
ü COSTO REFERENCIAL: Costo de
referencia del servicio, que servirá para realizar comparaciones y calcular
desviaciones de los costos reales de los servicios versus esta referencia.
ü CLASE DE SERVICIO: Código de
la clase del Servicio, el cual debe pertenece a la tabla de CLASE DE SERVICIO,
junto al código de la clase se muestra el nombre de la clase.
ü DESCRIPCIÓN: Descripción larga del servicio.
Tamaño ilimitado.
Estructura
Jerarquica
Son
agrupaciones que identifican el destino de los costos. Son utilizados en el
sistema como medio de agrupación de costos por recursos, a ser proporcionado
por los otros sistemas de información de la institución. Cualquier cambio en
ellos, amerita la modificación de los Inductores de incorporación de datos.
Los datos a
digitar son los siguientes:
ü
CÓDIGO: Cadena
de 3 caracteres. Permite identificar inequívocamente a cada una de los centros
de Costo que se vayan creando.
ü
ESTRUCTURA JERARQUICA:
Nombre de Centro de Costo. Tienen un máximo de 48 caracteres.
ü
ABREVIATURA:
Nombre corto.
ü
DESCRIPCIÓN:
Descripción larga del Servicio. Tamaño ilimitado.
Inductores
Los
Inductores son los mecanismos utilizados para la distribución de costos. Estos mecanismos pueden ser utilizados para
distribuir los siguientes tipos de costos:
·
De los Recursos por Centro de Costo a las Actividades.
·
De las Actividades de Soporte a las Actividades principales.
·
De las Actividades Principales a los Servicios.
Este
módulo contiene la descripción de los tipos de Inductores. Existen otros
módulos que contienen la forma de asignación del Inductor. Se deberá tener
presente que un mismo Inductor podría ser utilizado en la asignación de mas de
un tipo de costos.
Los datos a
digitar son los siguientes:
ü
CÓDIGO:
Cadena de 10 caracteres. El código es a
su vez una abreviatura del Inductor.
ü
NOMBRE DEL INDUCTOR:
Nombre del Inductor. Tienen un máximo de 48 caracteres.
TIPO: Puede ser directo o
indirecto. Los directos son aquellos Inductor que asignan directamente el costo
sin realizar ningún tipo de distribución, pues se cuenta con el valor exacto.
Los indirectos son aquellos, que requieren de unos mecanismos para distribuir
el costo. La mayoría de los Inductores son del tipo indirecto. Dato únicamente
descriptivo, no interviene ni determina ningún proceso.
ü
DESCRIPCIÓN: Descripción
larga del Servicio. Tamaño ilimitado.
ü
PONDERADO: Sirve para indicarle al sistema
que qué Inductores del maestro de Inductor se le usará en la fórmula de
transferencia de costos con frecuencia igual al número de expedientes.
Usuarios
Son los diferentes usuarios Oracle del LA EMPRESA autorizados a
trabajar con el SIGC.
Los datos a digitar son los siguientes:
ü
CÓDIGO:
Cadena de 10 caracteres en mayúscula. Permite identificar inequívocamente a
cada una de los usuarios autorizados.
ü
NOMBRE DEL USUARIO:
Hasta un máximo de 48 caracteres.
ü
CARGO:
Cargo que desempeña cada usuario en la institución. Hasta un máximo de 30
caracteres.
ü
TIPO: Tipo
de usuario. Puede ser Operador que tiene acceso a todo, y el de Consulta, que solo tiene acceso a las
opciones de Reportes y no puede modificar ninguna información.
ü
FEC.REG:
Fecha en que se registra / crea el usuario en el sistema. Dato generado y
colocado por el sistema.
IV. MODELOS
Es la actividad que permite
establecer todas las premisas, relaciones y parámetros propios del modelo a
utilizar. Una vez configurado el sistema, solo se deberían modificar los datos
de las variables a utilizar si es que estos cambian. Sus opciones son las que se muestran:
Tiene dos grupos de opciones. El
primero de ellos, compuesto por información de los procesos, servicios,
recursos y Inductores, cuya información sólo se modifica si es que existe un
cambio en el modelo. El otro, asignación de Inductores, se modifica con mayor frecuencia, pues contiene un
conjunto de variables cuyos valores varían en función al entorno del LA EMPRESA.
Asignación
de Costos de Recursos a Actividades
Para
realizar los procesos de asignación mediante los Inductores, usualmente se
requiere de información adicional. Esta información es proporcionada por las
tablas de asignación de costos. Si bien
existen distintos tipos de tablas de asignación de costos, todas ellas
actualizan datos de la misma forma.
En la
tabla de asignación de costos, para cada “Recurso - Centro de Costo”, existe un
valor del Inductor utilizado, para realizar la asignación del costo a la
“Actividad”. Esta actividad involucra a todas las actividades tanto las
principales como las de soporte.
La
asignación se realiza de la siguiente forma para cada recurso, centro de costo
y actividad.
CostoAct = CostoTot x ( ValorInductor / Sumvalor)
donde :
ValorInductor = Valor del Inductor de una actividad en particular.
SumValor =
Sumatoria de todos los “ValorAct.”
CostoTot = Costo total de CentroCosto-Recurso a
distribuir.
Solo par
el caso de Inductor ponderados como tiempos ponderados, se considera :
ValorInductor = Valor del Inductor
especificado de actividad por frecuencia de
servicios de actividad
que recibirá el costo.
Los datos a
digitar son los siguientes:
ü
RECURSOS:
Código del recurso de tabla de RECURSOS. Junto al código de la clase se muestra
el nombre del Recurso.
ü
COSTOS:
Codigo de Jerarquia de tabla de Estructura Jerarquica Junto al código se
muestra el nombre del Centro de Costo.
ü
ACTIVIDADES:
Código de la actividad de tabla de ACTIVIDADES Junto al código de la actividad
se muestra el nombre de la Actividad.
ü
INDUCTOR:
Código del INDUCTOR. No es necesaria ninguna descripción adicional porque el
código del Inductor es una abreviatura del mismo.
ü
VALOR:
Valor del Inductor de una actividad en particular.
Asignación
de Costos de Actividades a Actividades
Para
realizar los procesos de asignación mediante los Inductores, usualmente se
requiere de información adicional. Esta información es proporcionada por las
tablas de asignación de costos. Si bien
existen distintos tipos de tablas de asignación de costos, todas ellas
actualizan datos de la misma forma.
Este tipo de asignación se realiza de actividades de soporte, a
actividades principales.
En la
tabla de asignación de costos, para cada “Actividad de Soporte”, existe un valor del Inductor utilizado, para
realizar la asignación del costo a la “Actividad Principal”.
Cada actividad de origen se reparte entre todas las actividades de
destino.
CostoAct = CostoTot x ( ValorInductor / Sumvalor)
donde
:
ValorInductor= Valor del
Inductor de una actividad en
particular.
SumValor =
Sumatoria de todos los “ValorAct.”
CostoTot = Costo total de Act. Secundaria a distribuir.
Solo
para el caso de Inductor ponderados como tiempos ponderados, se considera:
ValorInductor = Valor
del Inductor especificado de actividad por
frecuencia de
servicios de actividad que recibirá
el costo.
Los datos a
digitar son los siguientes:
ü
ACTIVIDAD SECUNDARIA ORIGEN: Código de la actividad de tabla
de ACTIVIDADES. Junto al código se muestra el nombre de la Actividad. Son
actividades de soporte.
ü
ACTIVIDAD SECUNDARIA DESTINO: Código de la actividad de tabla
de ACTIVIDADES. Junto al código se muestra el nombre de la Actividad. Son
actividades principales.
ü
INDUCTOR:
Código del INDUCTOR. No es necesaria ninguna descripción adicional porque el
código del Inductor es una abreviatura del mismo.
ü
VALOR: Valor
del Inductor de una actividad en particular.
Asignación
de Costos de Actividades a Servicios
Para
realizar los procesos de asignación mediante los Inductores, usualmente se
requiere de información adicional. Esta información es proporcionada por las tablas
de asignación de costos. Si bien existen
distintos tipos de tablas de asignación de costos, todas ellas actualizan datos
de la misma forma.
Este
tipo de asignación se realiza de las actividades principales, a los servicios
que ellas involucran, según el número de servicios realizados en el mes.
Cada
actividad principal, se reparte entre todos los servicios que ella contiene, en
función del número de estos.
CostoSer = CostoTot x ( ValorInductor / Sumvalor)
donde :
ValorInductor= Valor del
Inductor de actividad-servicio en
particular.
SumValor =
Sumatoria de todos los “ValorAct.”
CostoTot = Costo total de Actividad a distribuir.
Solo
para el caso de Inductor ponderados como tiempos ponderados, se considera :
ValorInductor = Valor
del Inductor especificado por frecuencia del
servicio que
recibirá el costo.
Los
datos a digitar son los siguientes:
ü
ACTIVIDAD PRIMARIA:
Código de la actividad de tabla de ACTIVIDADES. Junto al código se muestra el nombre
de la Actividad. Son actividades principales.
ü
SERVICIOS:
Código del servicio de tabla de SERVICIOS. Junto al código se muestra el nombre
del servicio.
ü
INDUCTOR:
Código del INDUCTOR. No es necesaria ninguna descripción adicional porque el
código del Inductor es una abreviatura del mismo.
ü
VALOR:
Valor del Inductor de un servicio en particular.
V. DATOS
Es la actividad mensual que
permite actualizar las tablas del sistema con todos los datos requeridos
provenientes de otros sistemas de información. Este es el proceso que utiliza
las definiciones de fuentes, para obtener los datos de los diferentes sistemas.
También se puede denominar como la función de importar y actualizar dichos
datos desde fuentes externas.
Sus opciones son las siguientes:
Datos de
Servicios Mensuales
Es la
opción que permite importar y actualizar los datos mensuales referidos a los
servicios realizados en la institución. Permite importar los datos de fuentes
externas, y realizar cualquier modificación manual sobre los mismos que se
considere oportuna. La actualización manual puede ser utilizada cuando los
datos no vienen en un medio magnético, o en los formatos predefinidos.
Se
muestran 2 tablas, en la primera se observa las fuentes disponibles para cada
tipo de Servicio (SER), para seleccionar la fuente desde donde se importará la
información. En la segunda se observa la tabla de datos de los servicios que
han sido importados y que pueden ser actualizados.
Para
realizar la importación, primero se deberá asegurar que se cuenta con el
archivo con las características requeridas por el tipo de fuente (ver el
capitulo de módulo de fuentes para mayor información). Luego se procede a seleccionar la fuente y
presionar el botón de IMPORTAR. Esta operación se puede realizar tantas veces
como se considere necesario. En cada operación, borra la información del mes
existente de esa fuente para incorporar los nuevos datos.
Si al
realizar la importación ya existiese el dato correspondiente, este es
reemplazado por el nuevo valor, en caso contrario el nuevo valor es insertado.
Para el caso particular del Costo Referencial, es reemplazado solo si el nuevo
valor es diferente de cero.
Solo se
muestran las fuentes activas que correspondan al tipo de fuente “Servicios (SER)”.
Si se estima
necesario, se puede realizar modificaciones directamente en la tabla de
Servicios. Los datos que contiene son:
ü
SERVICIOS:
Código del servicio de tabla de SERVICIOS. Junto al código se muestra el nombre
del servicio.
ü
NÚMERO:
Valor que representa el número de servicios realizados por mes.
Al
realizar el proceso de importación, en la pantalla se muestran dos datos
utilizados para corroborar si se incorporó correctamente los datos. Uno de
ellos es el número de registros, y el otro el monto total transferido. Es
importante que el operador solicite no solo el archivo al responsable de la
fuente, sino también estos dos datos que le permitirán realizar el cruce que
asegure la correcta incorporación de
datos.
Datos de Costos Mensuales
Es la opción que permite importar y
actualizar los datos mensuales referidos a los Costos realizados en la
institución. Permite importar los datos de fuentes externas, y realizar
cualquier modificación manual sobre los mismos que se considere oportuna. La
actualización manual puede ser utilizada cuando los datos no vienen en un medio
magnético, o en los formatos predefinidos.
Se muestran 2 tablas, en la primera se
observa las fuentes disponibles para cada tipo de Centro Costo – Recurso (CCO),
para seleccionar la fuente desde donde se importará la información. En la
segunda se observa la tabla de datos de los costos que han sido importados y
que pueden ser actualizados.
Para realizar la importación, primero se
deberá asegurar que se cuenta con el archivo con las características requeridas
por el tipo de fuente (ver el capitulo de módulo de fuentes para mayor
información). Luego se procede a
seleccionar la fuente y presionar el botón de IMPORTAR. Esta operación se puede
realizar tantas veces como se considere necesario. En cada operación, borra la
información del mes existente de esa fuente para incorporar los nuevos datos.
Solo se muestran las fuentes activas que
correspondan al tipo de fuente
“Estructura Jerarquica(CCO)”.
Si se estima necesario, se puede realizar
modificaciones directamente en la tabla de Costos. Los datos que contiene son:
ü RECURSOS : Código del recurso de tabla de RECURSOS. Junto al código se muestra
el nombre del recurso.
ü ESTRUCTURA JERARQUICA: Codigo de
Jerarquia de tabla de ESTRUCTURA JERARQUICA. Junto al código se muestra el
nombre del Estructura Jerarquica.
ü COSTO: Monto total del costo mensual
del recurso para ese Estructura Jerarquica.
Al realizar el proceso de importación, en la pantalla
se muestran dos datos utilizados para corroborar si se incorporó correctamente
los datos. Uno de ellos es el número de registros, y el otro el monto total
transferido. Es importante que el operador solicite no sólo el archivo al
responsable de la fuente, sino también estos dos datos que le permitirán
realizar el cruce que asegure la correcta incorporación de datos.
VI. PROCESOS
Es la actividad que permite
procesar todos los datos fuentes sobre la base de las reglas previamente
definidas, y consolidarlas en Servicios y Actividades. Las opciones que tiene
se muestran en el grafico adjunto.
Este proceso se debe realizar
mensualmente, una vez de asegurarse de haber actualizado todos las variables
del modelo, y de la existencia de los datos fuentes. Solamente permite
consolidar los datos del mes de proceso, ya que los anteriores no deberían
modificarse bajo ningún motivo, porque pudieron ser procesados con otras condiciones.
Después de finalizado el proceso se requiere realizar cruces de datos de
los reportes de chequeo proporcionados para garantizar que la información está
completa. Ante cualquier cambio de los
datos fuentes o parámetros del sistema se deberá reprocesar el mes de proceso.
Proceso de Costos por
Actividades
Es el proceso que ejecuta los
Inductores con sus especificaciones, distribuyendo los costos de el “Estructura
Jerarquica - Recursos” en cada una de las actividades. Una vez que se ejecuta el proceso, se
actualizará el indicador de proceso ejecutado, si hubo errores y la fecha de
ejecución.
Los datos
mostrados son los siguientes:
ü
RECURSOS:
Código del recurso de tabla de RECURSO. Junto al código se muestra el nombre
del Recurso.
ü
ACTIVIDADES:
Código de la Actividad de la tabla de ACTIVIDADES. Junto al código se muestra
el nombre de la actividad.
ü
COSTO:
Monto del valor resultante del costo de la actividad luego de haberse ejecutado
el proceso de transferencia de costos de los recursos por Estructura Jerarquica
a las actividades.
Al presionar el botón GENERA se lanza
la ejecución del proceso de cálculo de costo de las actividades.
Debido a que el proceso de
transferencia de costos de recursos por Estructura Jerarquica a actividades
tiene 2 etapas, la 1ra. de costo de
“Recurso-Estructura Jerarquica” a Actividades y la 2da. de
Actividades de Soporte a Actividades de Principales, y que podría ser necesario
revisar los valores de cada una de las etapas, el sistema permite este proceso
se haga hasta la 1ra. etapa o totalmente, indicando
esto en el botón NIVEL DE PROCESO.
Por defecto el sistema ejecuta
procesar todo, al considerar al modelo totalmente configurado.
Es importante tener en cuenta
que con miras a no perder la información y que se pueda consultar cuando sea
necesario, los Costos de las actividades secundarias, al ser incluidos en los
costos de las actividades principales mediante los Inductores de Actividad a
Actividad, no son “borradas” sino mantenidos también
en las secundarias. No hay peligro de duplicación de costos debido a que los de
las actividades principales son los únicos que se transfieren a los servicios.
La forma de calcular los costos
sobre la base de los Inductores se detallaron anteriormente en la explicación
de la asignación de costos de la opción MODELO.
Proceso
de Costos de Actividades a Servicios
Es el proceso que ejecuta los
Inductores con sus especificaciones, distribuyendo los costos de las
Actividades Principales a cada uno de los Servicios. Una vez que se ejecuta el proceso, se
actualizará el indicador de proceso ejecutado y la fecha de ejecución.
No
permite ser ejecutado, si el proceso anterior, de procesar costos a actividades
no se ha realizado o ha tenido errores en su ejecución.
La
descripción de la forma de distribución se encuentra en la opción de
MODELO-ASIGNACIÓN DE COSTOS DE ACTIVIDADES A SERVICIOS.
Los datos
mostrados en la ventana de SERVICIO son los siguientes:
ü
SERVICIOS:
Código del servicio de tabla de SERVICIOS. Junto al código se muestra el nombre
del Servicio.
ü
NÚMERO:
Cantidad total de servicios del mes procesado.
ü
C.REAL:
Monto del valor resultante del costo del servicio luego de haberse ejecutado el
proceso de transferencia de costos de las actividades a los servicios.
ü
C.REFER:
Monto referencial del valor del servicio.
Al presionar el botón GENERA se realiza
la ejecución del proceso de cálculo de costo de los servicios.
Adicionalmente, para cada
servicio, el sistema muestra su estructura de costos en la ventana inferior
“COSTOS POR SERVICIO”. Es decir, el detalle de los costos por cada Actividad y
recurso que lo conforman.
Reportes
de Consistencia
Reporte MAESTRO DE
COSTOS que detalla los costos importados (Centro de Costo - Recurso) en el mes
y de estos, por cada Recurso - Estructura Jerarquica, los montos que no serán
asignados / transferidos a ninguna actividad (Principal ni de Soporte). Es
decir, que no estarían reflejados en los costos de ningún servicio al final del
proceso y por lo tanto los costos importados no coincidirán con el total de los
costos de los servicios. Las causas de esta situación es que son Proyectos
Especiales que ya son el objeto de costo o porque faltaron los Inductores de
Recursos correspondientes. En cualquier caso, este reporte permite identificar
las causas y consecuentemente tomar la acción correctiva respectiva si procediese
alguna.
Reporte ACTIVIDADES
SECUNDARIA NO UBICADAS EN A2A, es un reporte que detalla los costos que se
transferirían en el mes, de cada Centro de Costo - Recurso, a las
correspondientes Actividades de Soporte (Secundarias) y que no serían asignados / transferidos a
ninguna actividad Principal. Es decir, que tampoco estarían reflejados en los
costos de ningún servicio al final del proceso y por lo tanto también en este
caso los costos importados no coincidirían con el total de los costos de los
servicios. La causa de esta situación sería porque faltaron los Inductores de
Actividades correspondientes (en A2A). Mediante este reporte el Operador del
sistema será capaz de identificarlos y consecuentemente tomar la acción
correctiva respectiva.
Reporte ACTIVIDADES
PRIMARIS NO UBICADAS EN A2S, Es un reporte que detalla los costos que se
transferirían en el mes a las correspondientes Actividades Principales y que no serían asignados / transferidos a
ningún Servicio. Es decir, que tampoco estarían reflejados en los costos de
ningún servicio al final del proceso y por lo tanto también en este caso los
costos importados no coincidirán con el total de los costos de los servicios.
Al igual que en el caso anterior, la causa de esta situación sería porque
faltaron los Inductores de Actividades correspondientes. Mediante este reporte
el Operador del sistema será capaz de identificarlos y consecuentemente tomar
la acción correctiva respectiva.
VII. REPORTES
Es la actividad que permite
emitir y distribuir los diferentes reportes finales del sistema. Esta función
solo puede ser realizada, después de haber procesado exitosamente todos los
procesos de un determinado mes.
Los reportes han sido elaborados
para utilizarlos en cascada desde la información general hasta la particular.
En este sentido el reporte mas general es el
CONSOLIDADO ANUAL DE COSTOS, y los mas detallados los DESAGREGADOS DE COSTOS. A
continuación se muestra la estructura de dichos reportes:
Para mayor detalle del
procedimiento de uso de reportes, referirse a la explicación de “módulo típico
de consulta de información”.
Existe una opción del menú con
las funciones de reporte. Cualquiera de ellas se puede ejecutar directamente e
independientemente de las otras. Sin embargo, todos los reportes han sido elaborados
siguiendo un enfoque de lo general a lo particular. Esta estructura permite,
partiendo de unos datos globales, llegar al detalle y apreciar su composición
de costos. El esquema utilizado es el siguiente:
· CONSOLIDADO ANUAL DE COSTOS
o
Costo Mensual de Servicios
·
Estructura de Costos por Servicio
o
Costo Mensual de Actividades
·
Estructura de Costos de una Actividad
o
Consumo mensual de Recursos
·
Distribución de recursos por actividad,
· CONSOLIDADO ANUAL DE ESTRUCTURA JERARQUICA
o
Costo mensuales del centro de costo.
·
Estructura de Costos de Estructura Jerarquica.
·
Estructura de Costos por Actividades.